Es un concepto aplicado en las
organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente
entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible
para otros en la organización, correspondiendo al conjunto de procesos y
sistemas que permiten que el capital intelectual de una organización aumente de
forma significativa, mediante a la gestión de sus capacidades de resolución de
problemas de forma eficiente, de manera de generar ventajas y poner en
funcionamiento los medios necesarios para que el conocimiento, cualquiera que
sea el origen de este activo intangible, pueda ser difundido para crear
competencias esenciales y diferenciadoras que creen valor para el negocio
respaldado por herramientas y métodos avanzados
La empresa realiza el proceso por
el cual facilita la trasmisión de informaciones
y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente. Es
importante aclarar que las informaciones y habilidades no tienen por que estar
exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse
generalmente fuera de ella la gestión del conocimiento implica ir mucho mas
allá que un mero sistema informático o plan de formación. Es esencial para
favorecer una estructura
empresarial innovadora y eficiente.
Los componentes de la gestión
del conocimiento:
Está claro que las personas
están en el centro de la gestión del conocimiento. Pero a nosotros nos interesan
sobre todo sus habilidades y su
información. Estos dos componentes son básicos a la hora de tener en
cuenta el proceso de Gestión del conocimiento en una organización.
1.
La
información: puede ser recogida tratada y almacenada por
los sistemas de información de la empresa facilitando la creación de un cuadro
de mando del entorno y un cuadro de mando integral para la dirección. Si estos
sistemas están bien diseñados obtendremos información periódica y sistemática
de lo que ocurre tanto dentro como fuera de la organización y podremos tomar
decisiones con rapidez.
2.
Las
habilidades:son en cambio más complicadas de trasmitir ya que
implica adquirir nuevo conocimiento para el que las recibe lo cual supone más
tiempo.
A nadie se le escapa que es
más fácil trasmitir información y retenerla que adquirir una habilidad como por
ejemplo aprender a conducir, ya que exige horas de práctica. Las habilidades se
asocian con los Planes de Formación y supone un esfuerzo muy importante
identificar aquellas personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y
fuera de la organización para que compartan sus conocimientos. Por eso muchas
veces se subcontratan fuera de la empresa.
Importancia de la gestión
del conocimiento:
La Gestión del
conocimiento implica ir mucho mas allá que un mero sistema informático o plan
de formación. Es esencial para favorecer una estructura empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se transmite
de manera correcta en la organización, este solo puede crecer. Las habilidades
e informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y de
esta manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en
aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer
negocio para alcanzar nuevas oportunidades.
El conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se desgasta pero que puede
desparecer con las personas, si este no es compartido. Conozco casos en los que
la marcha de un empleado a supuesto una pérdida de competitividad muy
importante para una empresa por ser el único que disponía de un conocimiento
muy concreto. Por eso es vital gestionarlo, tanto en grandes organizaciones vs
en pequeñas organizaciones
Tipos de conocimientos:
v
Conocimiento Científico: Este
es un pensamiento dinámico el cual utiliza métodos científicos, investigaciones,
experimentación, para aproximarse a la realidad o dar solución a un determinado
problema. Este utiliza modelos, métodos, procedimientos e información abstracta
con el fin de determinar y explicar porqué suceden las cosas. Todos los
resultados que se adquiera del conocimiento científico es fundamentado en la
realidad y en las investigaciones.
v Conocimiento Vulgar: es el modo
corriente, común y espontáneo de conocer, se adquiere a partir del contacto
directo con las personas y las cosas, en la vida cotidiana. Este tipo de conocimiento
se posee sin haberlo estudiado o buscado, sin haber reflexionado ni aplicado
ningún método. Se caracteriza por ser sensitivo, subjetivo, y no sistemático.
v
Conocimiento Artístico: Es
aquel que se utiliza para comunicar emociones, pensamientos, sentimientos,
además de descubrir la belleza y sencillez de las cosas. El conocimiento
artístico no se puede comunicar o transmitir, este es propio del individuo que
lo posee y solo puede ser desarrollado por él.
v
Conocimiento Revelado: Este
conocimiento tiene dos formas: el conocimiento revelado por Dios, y el
conocimiento revelado por nuestra conciencia. Este viene dado por una
representación de fe, en el que cualquier individuo que desea conocer algo, lo
conoce de forma oculta o misteriosa. Es más aplicado a la teología o
identidades religiosas.
v
Conocimiento Empírico: Es
el conocimiento que se da por casualidad de la vida, es decir, al azar,
permitiendo a los seres humanos conducirse en su vida y las diferentes
actividades que desarrollan, les permite salir de la rutina. Este conocimiento
es propio de las personas sin formación, pero que tienen conocimiento del mundo
exterior, lo que les permite actuar y determinar acciones, hechos y respuestas
casi por instinto, de aquí que su fuente principal de conocimiento son los
sentidos.
v
Conocimiento Tácito: Este tipo de
conocimiento es el que no está registrado por ningún medio, es producto de la
experiencia, la sabiduría, la creatividad, y resulta difícil expresar o
formalizar. Es entonces aquel conocimiento que la persona tiene incorporado sin
tenerlo permanentemente accesible a la conciencia, pero del cual el individuo
hace uso cuando las circunstancias lo requieren y que es utilizado como
instrumento para manipular el fenómeno que se está analizando y que sólo es
posible trasmitir y recibir consultando directa y específicamente al poseedor
de estos conocimientos. Este tipo de conocimiento, bien se trate de aptitudes
físicas o de esquemas mentales, está muy enraizado en la experiencia
individual, del mismo modo que los ideales o escala de valores de cada uno.
v
Conocimiento Explícito: Se
trata del conocimiento basado en datos concretos con los que sería suficiente
su conocimiento para el aprovechamiento de los mismos sin necesidad de
interpretación alguna, expresándolo de una manera simple es " la
teoría". El conocimiento explícito se puede expresar mediante
palabras y números, y es fácil de trasmitir. Es un conocimiento formal que
puede plasmarse en los documentos de una organización, tales como informes,
patentes, manuales, imágenes, esquemas, software, productos, diagramas
organizativos. El conocimiento explícito define la identidad, las competencias,
y los activos intelectuales de una organización con abstracción de sus
empleados.
Esto es, el conocimiento organizativo por excelencia, pero que apenas tiene
utilidad si no se combina con el conocimiento tácito. Las combinaciones entre
estos dos tipos de conocimiento son la esencia de la creación de conocimiento.
Dado que la utilidad del conocimiento radica en el proceso de conversión del
mismo, es necesario entender los distintos procesos asociados.
El modelo SECI (Socialización Exteriorización Combinación Interiorización)
describe las cuatro combinaciones posibles entre los distintos tipos de
conocimiento:
Tácito a Tácito: Es el proceso de compartir
experiencias entre las personas (Socialización). Por ejemplo, los aprendices
trabajan muy de cerca con los maestros, observando, imitando sus acciones y
practicando las experiencias.
Tácito a Explícito: Es el proceso de articular
el conocimiento tácito en conceptos explícitos (Externalización). Por ejemplo,
el conocimiento tácito puede ser representado a través de metáforas, analogías,
hipótesis, modelos y teoremas.
Explícito a Explícito: Es el proceso de sistematizar conceptos en un sistema de conocimiento
(Combinación). Por ejemplo, intercambio y asociación de documentos, emails,
informes, etc.
Explícito a Tácito: Es el proceso de
transformar el conocimiento explícito en conocimiento tácito a través de
"aprender haciendo" (Internalización). Por ejemplo, rotación de roles
y experimentación.
Conocimiento Tácito A
Conocimiento explícito
Gestión del conocimiento en la organización:
Esta gestión generalmente se desarrolla
en la mayoría de las empresas como inteligencia empresarial de esta forma
casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades
que ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de
comunicación interna a través de la implantación de sistemas en las
organizaciones tienen como fin si el conocimiento fluye y se trasmite de manera
correcta en la organización, este solo puede crecer.
Las
habilidades e informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma
rápida y de esta manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento
que deriva en aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas
formas de hacer negocio para alcanzar nuevas oportunidades.
Para
mendes (2002), en esta nueva realidad, el factor humano impera en las Organizaciones,
ya que es el único recurso disponible capaz de tener perspicacia, Presuponer o
inferir.
Por
mayores y mejores que sean los sistemas de información y los Bancos
de datos, por más nuevas que sean las investigaciones en el área de
inteligencia Artificial, hasta hoy no se han
conseguido ordenadores que piensen como seres Humanos,
capaces de tomar decisiones basadas en la sensibilidad.
Para
garvin (1998), la gestión del conocimiento obtiene y comparte bienes Intelectuales,
con el objetivo de conseguir resultados óptimos.
Ventajas y desventajas
en la gestión del conocimiento:
Pros de la gestión del conocimiento:
· La iniciativa de la gestión del conocimiento debe apuntar a una necesidad
real del negocio, precisando los objetivos, para poder medir los resultados.
· La gestión del conocimiento, permite mostrar beneficios en materia de
clientes y empleados, y por sobre todo, permite la obtención de beneficios en
los resultados. Esto se puede medir a través de indicadores, tomados antes de
la implementación de esta herramienta, y luego de un tiempo de su uso, y podrá
mostrar la reducción en los tiempos de proceso, reducción de costos, incremento
en la rentabilidad, etc.
· La ventaja competitiva, no proviene de la cantidad de conocimiento que una
empresa pueda reunir, sino del uso que se le dé. Esta herramienta permite
diferenciar la información valiosa de la que no lo es, agilizando los tiempos
de respuesta y permitiendo diferenciarse de la competencia por el valor de sus
activos intangibles.
· Mayor nivel de satisfacción del cliente. Al compartir el conocimiento, la
organización sabe exactamente lo que su cliente necesita, y el tiempo de
respuesta y la calidad del producto será superior. Esto a su vez, contribuye a
que los clientes sean más exitosos.
· Mayor satisfacción del empleado. Dado que para que este sistema funcione,
la organización debe estar comprometida con sus empleados, y debe
recompensarlos adecuadamente por su aporte, además de brindarles libertad y
responsabilidad en sus decisiones, los empleados se encontrarán más satisfechos
y comprometidos. Lo que beneficiará a la organización, con menor rotación, y
mayor capacidad de retención de los empleados clave para el negocio.
·
Mejora en la rentabilidad.
· Respuesta al mercado más rápida.
· Permite demostrar el valor de mercado de los activos intangibles. Los
procesos y los servicios pueden ser copiados, pero la calidad y los
conocimientos de la gente no, y esto es lo que marcará la diferencia, y hará
que una organización sea más valiosa que su competidora.
· Identificación y almacenamiento de la información útil y relevante que
estará disponible en el momento oportuno.
· Reducción de costos, ya que permite la resolución semejante a problemas
parecidos.
· Incremento de los beneficios, al transformar a la organización en una fuente
de aprendizaje, que fomenta la innovación y la creatividad de los empleados,
que se sienten motivados a compartir experiencias y conocimientos.
· Mayor eficacia organizativa, evitando que el conocimiento se escape de la
organización.
Contras de la gestión del
conocimiento:
· El primer obstáculo que encontramos, es el compromiso de los empleados, que
son los poseedores del factor de producción, el conocimiento, y deben estar
dispuestos y aprender a compartirlo. Esto se logrará, sólo si la organización posee
una cultura orientada hacia esta práctica, políticas que la apoyen, y un fuerte
compromiso hacia sus empleados.
· Los cambios culturales son muy difíciles y llevan mucho tiempo. Para que la
gestión del conocimiento prospere, se debe desarrollar en una cultura
organizacional que fomente el aprendizaje continuo, y el compartir el
conocimiento, apoyado por políticas tendientes a atraer, retener y recompensar
a los talentos.
· Impulsar a la gente a que busque los mejores métodos. La Organización
deberá mantenerse permanentemente alerta, para motivar a la gente en este
sentido.
· Medir los resultados. La creación de indicadores que puedan ser utilizados
antes y después de la implementación de esta herramienta, para demostrar
fehacientemente su valor a la empresa, no suele ser tarea fácil.
· Lograr que la gente comparta el conocimiento. Partimos de que el
conocimiento está en la mente de la gente, y sólo va a transmitir aquello que
desee, por lo cual, será tarea del área de recursos humanos, encontrar la forma
de motivar a la gente para que esté dispuesta a compartir aquellos
conocimientos útiles para la organización.
· Saber que capturar. No toda la información que circula dentro de la
organización es valiosa, por lo cual se deberá encontrar a la gente apropiada
para que maneje el proceso de implementación y administración de la Gestión del
Conocimiento, gente con la habilidad y capacidad para poder seleccionar sólo
aquello relevante, y aprovechar así el conocimiento para obtener una ventaja
competitiva, y lograr una eficiente administración del conocimiento acumulado.
· Facilitar el acceso al conocimiento. En la actualidad, en la mayoría de las
organizaciones existen redes de informática que permiten el acceso al
conocimiento. Pero además, la organización deberá conceder el tiempo y espacio
necesarios para que sus empleados puedan actualizar sus conocimientos.
· Lograr que el conocimiento sea utilizable. Obtener conocimiento de los
clientes. Si bien esto puede realizarse a través de encuestas, los clientes no
siempre están dispuestos a revelar su información.
Importancia de la gestión del conocimiento:
Resulta clave la gestión del
conocimiento para lograr el éxito
sostenible de la empresa. En este contexto
resulta realmente crítico desarrollar las habilidades de la empresa para
adquirir información, transformarla en conocimiento, incorporarlo a la empresa
como aprendizaje, compartirlo rápidamente y ponerlo en práctica.
Esto es muy importante ya que existe una
correlación entre gestión del
conocimiento y éxito empresarial, entre
gestión del conocimiento y adaptabilidad de la empresa al entorno
cambiante y desafiante, donde las amenazas se puedan convertir en
oportunidades.
Gracias al conocimiento las empresas
gestionan la innovación, la creación de rutinas organizativas más eficaces,
el crecimiento empresarial, la sostenibilidad, las capacidades
adaptativas al entorno, etc. Todo ello proporciona productos más exitosos,
establecimiento de canales de distribución más eficaces, el acceso a las
fuentes de financiación, el mejor equipo
humano, los mejores clientes y proveedores, etc.
Herramientas tecnológicas que apoyan a la gestión del
conocimiento:
Estas
herramientas se caracterizan por utilizar medios
de comunicación lo cual son muy importantes ya que se realizan
encuentros virtuales donde se mantiene una comunicación a la hora en
que se crea el conocimiento, es decir mientras dos o más personas mantienen
una comunicación estos están intercambiando experiencias,
nuevas ideas, es decir, ''conocimiento'' es por esto que estas herramientas
mayormente se centran en esto.
Las
herramientas utilizadas por las empresas son:
ü
Intranets: Red privada de una organización diseñada y desarrollada
siguiendo los protocolos propios y el funcionamiento de Internet, protocolo
TCP/IP, navegador web, etc. Su
utilización es interna pero puede estar conectada a Internet y a otras redes externas. Para los
usuarios se resume en una serie de páginas Web que dan acceso a la distinta
documentación de la empresa, informaciones
corporativas, aplicaciones informáticas, incluso permiten la publicación de información y conocimientos
personales de cada empleado. Además, dentro de las Intranet se pueden organizar
y tener acceso a comunidades de
prácticas virtuales, foros y listas de distribución.
ü
Extranet: es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de
comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para
compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una
organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro
negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es
parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de
ella.
ü
Internet: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas
que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes
físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de
alcance mundial.
ü
Software de Simulación y realidad virtual: aplicaciones que permiten
minimizar los costes de la realización
de prototipos, experimentar nuevas ideas y simular la aplicación de conocimientos.
ü
Workflow: aplicaciones que permiten mediante herramientas
informáticas automatizar las fases que
componen la elaboración de un proceso de negocio. Facilita la distribución,
seguimiento y ejecución de las tareas o flujos que componen un trabajo, indicando en que fase se
encuentra el trabajo, quien es el encargado de la ejecución de cada fase, que
procedimientos se tienen que seguir y
que incidencias suceden durante las mismas.
ü
Video conferencias: Sistema que permite a varias personas, con
independencia de su ubicación geográfica, entablar mediante aplicaciones
específicas una conversación con soporte audio y video prácticamente en tiempo
real.
ü
Datamining: tecnología que permite la explotación y análisis de los
datos almacenados por la organización, generalmente una gran cantidad de datos almacenados
en bases de datos y datawarehouse, buscando entre ellos relaciones y patrones
de comportamiento no observables directamente.
ü
Datawarehouse: Repositorio o almacén de datos de gran capacidad que
sirve de base común a toda la organización. Almacena los datos procedentes
tanto del interior de la organización como del exterior organizándolos por
temas, lo que facilita su posterior explotación.
ü
Inteligencia artificial: Aplicaciones informáticas a las que se dota de
propiedades asociadas a la inteligencia humana. Ejemplos son los sistemas
expertos, redes neuronales, etc. que a partir del conocimiento y reglas
introducidas por un experto humano permiten alcanzar inferencia y resolver
problemas.
ü
Motores de búsqueda: software diseñado para rastrear fuentes de datos
tales como bases de datos, Internet, etc. lo que permite indexar su contenido y
facilitar su búsqueda y recuperación.
ü
Gestión documental: Aplicaciones que permiten la digitalización de
documentos, su almacenamiento, el control de versiones y su disponibilidad para
los usuarios con autorización para su consulta y/o modificación.
ü
Mapas de conocimiento y páginas amarillas: Directorios que facilitan la localización
del conocimiento dentro de la organización mediante el desarrollo de guías y
listados de personas, o documentos, por áreas de actividad o materias de
dominio.
ü
Mensajería instantánea y correo electrónico: aplicaciones que facilitan
la comunicación en tiempo real o diferido, así como el intercambio de
documentos.
ü
Groupware: Tecnologías diseñadas para la gestión de trabajos en equipo. Facilita
coordinar el trabajo y compartir informaciones y aplicaciones informáticas.
En
definitiva, tanto la evolución teórica del estudio de las TIC, que ha pasado de
la búsqueda de efectos en variables cuantitativas principalmente de tipo
económico y financiero a estudiar su complementariedad con recursos
intangibles, como su evolución técnica, con la aparición de aplicaciones más
centradas en la gestión de información y conocimiento que en producción y
operaciones, indican cierta convergencia entre TIC y gestión del conocimiento.
Medios electrónicos
aplicados a la gestión tecnológica y a la gestión del conocimiento:
Para que la gerencia del conocimiento tenga
éxito, se deben combinar estas acciones con otras llevadas a cabo en diferentes
partes de la organización y deben guardar coherencia entre sí. Algunos autores
recalcan la necesidad de armonizar las acciones de la gerencia del conocimiento
con los siguientes componentes de la organización:
·
Estructura y cultura organizacional: debe promoverse la
creación de estructuras que faciliten el crecimiento de "comunidades con
intereses afines", por ejemplo, grupos de profesionales que se relacionen
informalmente debido a que se enfrentan a problemas comunes para los cuales
buscan solución, constituyéndose a sí mismos en una fuente y depósito de
conocimiento.
·
Administración de personal: se requiere sincronizar
programas de entrenamiento, desarrollo, selección y reclutamiento, retención,
ubicación, diseño de funciones, cambio cultural y motivación hacia la
participación y creatividad, y la administración de todos los tipos de
contratos de trabajo.
·
Procesos del negocio: es necesario generar proyectos de
innovación de procesos y reingeniería tanto para hacer cambios radicales como
para mantener el mejoramiento continuo.
·
Aplicación de tecnología: se debe tener a disposición
herramientas que permitan realizar mapas de conceptos, bases de datos
orientadas a objetos y con características multimediales, inteligencia
artificial orientada a la adquisición de conocimiento, a la representación del
mismo, al soporte en toma de decisiones, a la minería de datos y a la difusión
del conocimiento.
Los
aspectos descritos anteriormente son, solamente, un breve recuento de lo que
abarca la gerencia del conocimiento. No obstante, se considera que son
suficientes para llevar a cabo el análisis de este proceso frente a la gestión
tecnológica
Relación entre Gestión Tecnológica
y Gerencia del Conocimiento:
Puesto que la tecnología es "conocimiento aplicado", no es de
extrañar que los principios y actividades descritos para la gerencia del conocimiento,
sean aplicables a la gestión de la tecnología. No obstante, en la práctica no
siempre se reconoce este hecho, lo que lleva a pobres resultados y fracasos en
tareas de transferencia de tecnología.
Similitudes:
En la definición tanto de la gerencia del conocimiento como en la de la
gestión tecnológica, se observa concordancia en que juntas estas actividades
buscan alcanzar los objetivos del negocio por medio de obtener y administrar el
conocimiento o la tecnología que la empresa requiere para ser competitiva.
Las razones por las que se han desarrollado tanto la gerencia del
conocimiento, como la gestión tecnológica, son las mismas: la empresa debe ser
competitiva y enfrentarse a las presiones de un entorno cambiante y
globalizado.
Contrastes:
¿Es la gestión
tecnológica parte de la gerencia del conocimiento, o es la gerencia del
conocimiento un aspecto a tener en cuenta en la gestión tecnológica? Para
responder a esta pregunta se pueden considerar los siguientes argumentos:
· Según las definiciones comúnmente aceptadas, la tecnología es
"conocimiento aplicado".
· Los principios de la gerencia del conocimiento toman en cuenta las
condiciones que tienen que darse para que el conocimiento se adquiera, se
difunda, se utilice y se genere en la empresa, basándose en el proceso de
aprendizaje y la innovación. Estos principios, frecuentemente se pasan por alto
en la gestión de tecnología por creer que no son necesarios o por no entender
su impacto en los resultados de la gestión.
· La gestión de tecnología se basa en la premisa de que la tecnología se
vuelve obsoleta y debe ser reemplazada, con lo que lecciones aprendidas en el
pasado, sencillamente se dejan de un lado. La gerencia del conocimiento
pretende mantener y reutilizar el conocimiento adquirido sobre la base de que
el conocimiento no se hace obsoleto.
Si los gerentes de las empresas enfocaran la
adquisición de tecnología como un proceso de aprendizaje empresarial, serían
menos propensos a menospreciar los presupuestos destinados a la capacitación y
entrenamiento de sus trabajadores, y en cambio recibirían mayor productividad
Reflexión:
La gestión de tecnología debe verse con nuevos ojos. Debe haber
un cambio de paradigma que haga posible verla no como el proceso para lograr la
mejor adquisición de maquinaria, software o implementación de estrategias o
modelos administrativos, sino como el proceso por el cual se ayuda a la empresa
a adquirir el conocimiento necesario para lograr liderazgo en su negocio. Los
ejecutivos dedicados a la gestión tecnológica deben ser instruidos en la teoría
del aprendizaje y poco a poco convertirse en gerentes del conocimiento.
¡LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LAS TELECOMUNICACIONES
Y LA INFORMÁTICA SON UNA HERRAMIENTA Y NO UNA MODA!
